Promote Remote working
Kerja jarak jauh, juga dikenal sebagai “kerja cerdas” atau “pekerjaan di rumah”, mengacu pada cara kerja yang fleksibel yang tidak memperhitungkan pekerjaan kantor dan tidak terikat oleh lokasi atau waktu
Saat ini, perusahaan sedang mempercepat penerapan sistem ini sebagai langkah melawan penyebaran virus corona baru. Apakah Anda memiliki sistem kerja jarak jauh yang cerdas?
Alur kerja yang ada dan mekanisme berbagi informasi seringkali dibangun dengan alasan bahwa orang-orang yang terlibat ada di dalam perusahaan, dan mengubah lingkungan kerja menjadi jarak jauh sebenarnya dapat mengurangi produktivitas.
Tantangan(1):Persetujuan internal memakan waktu lebih lama (persetujuan elektronik mempercepat alur kerja persetujuan)
Tantangan
Sejak Anda mulai bekerja dari jarak jauh, apakah Anda merasa bahwa alur kerja aplikasi dan persetujuan Anda memakan waktu lebih lama?
Saat Anda bekerja di kantor, Anda memiliki kesempatan untuk bertemu dengan orang-orang yang terlibat untuk mendapatkan persetujuan mereka, tetapi pekerjaan jarak jauh mempersulitnya. Pengambilan keputusan yang lambat dapat memengaruhi transaksi klien. Jadi meskipun sebagian besar pekerjaan dapat dilakukan dari jarak jauh, beberapa karyawan mungkin terpaksa masuk kerja hanya untuk mendapatkan persetujuan.
Jika Anda memeriksa jadwal atasan Anda dan berusaha menyesuaikan hari kerja Anda, Anda akan menjadi kurang produktif dibandingkan saat Anda sedang bekerja.
Larutan
Jika ada banyak pemberi persetujuan yang terlibat dalam permohonan, atau jika langkah-langkahnya rumit, waktunya hanya tersita oleh koordinasi internal. Kemacetan terbesar yang membuat bisnis Anda kurang produktif adalah pengiriman, atau “aliran”, di antara langkah-langkah. Dengan mengotomatiskan alur kerja ini, ECM dapat mengurangi waktu persetujuan secara signifikan.
Secara khusus, ketika aplikasi dibuat, pemberi persetujuan terdaftar diidentifikasi berdasarkan konten, dan aplikasi tersebut secara otomatis diteruskan seperti tongkat. Setelah disetujui oleh semua pihak terkait, data tersebut disimpan sebagai data elektronik dalam folder tertentu. Misalnya, jika ini adalah dokumen seperti perkiraan atau faktur, itu akan dicatat sebagai bukti transaksi bisnis-ke-bisnis.
Tidak hanya pelamar dapat dibebaskan dari inefisiensi, seperti mencari tahu siapa pemberi persetujuan berdasarkan kasus per kasus, atau berkeliling perusahaan untuk mendapatkan pemberi persetujuan, tetapi mereka juga dapat menyelesaikan proses persetujuan dengan cepat.
Tantangan(2)：Kesulitan berbagi informasi (versi dan pencegahan regresi)
Tantagan
Sebagian besar perusahaan menggunakan server bersama atau penyimpanan online untuk berbagi informasi tentang dokumen internal. Saat ini, bukankah ini dioperasikan sebagai “Salin data dari server ke komputer Anda dan unggah setelah diedit”?
Jika Anda menyalin file dengan cara ini, Anda mungkin secara tidak sengaja menimpa file terbaru atau kehilangan jejak mana yang merupakan versi terbaru. Risiko regresi sangat tinggi ketika banyak orang bekerja bersama dalam sebuah dokumen.
Jika dokumen yang telah Anda buat dengan susah payah menghilang atau diedit dengan sia-sia, Anda tidak hanya kurang produktif, Anda juga kurang termotivasi.
Solusi
ECM menyediakan perlindungan versi dan dokumen untuk manajemen terpusat dari berbagai dokumen bisnis.
Salah satu fitur tersebut adalah fitur Check In/Check Out. Misalnya, jika sebuah tim berkolaborasi dalam satu dokumen, file tersebut akan diperiksa saat seseorang mengakses dokumen tersebut. Fungsi ini melindungi dokumen dengan mengunci pembaruan file dokumen sehingga hanya A yang memiliki izin mengedit. Saat Anda selesai mengedit, check in akan membuka kunci file dan memperbaruinya. Saat Anda mengakses dokumen yang telah diperiksa seseorang, dokumen tersebut hanya dapat dibaca, sehingga Anda tidak menimpa hasil edit orang lain secara tidak sengaja.
ECM juga secara otomatis menyimpan riwayat pembaruan, penghapusan, dan pengeditan lainnya untuk mencegah hilangnya dokumen secara tidak sengaja.
Ini membebaskan Anda dari tugas yang membosankan untuk menerapkan ECM, mencari dokumen terbaru, dan mengerjakannya kembali dengan penghapusan yang salah.
Tantangan (3): Bekerja secara efisien di lingkungan jaringan yang berbeda dari kantor. (Akses ke database tunggal sudah cukup)
Tantangan
Ada berbagai jenis data di kantor, tetapi seringkali dikelola dalam database yang berbeda tergantung pada entitas manajemen dan aliran bisnis.
Misalnya, riwayat pesanan oleh klien adalah CRM, informasi kesepakatan dan riwayat kontak adalah Salesforce, dan kontrak serta faktur disalin oleh departemen akuntansi ke server file. Meskipun distribusi informasi dapat merepotkan di kantor, hal itu dapat menjadi penghambat produktivitas yang signifikan, terutama di lingkungan kerja jarak jauh.
Larutan
Misalnya, jika tenaga penjualan yang menggunakan Salesforce setiap hari memiliki akses langsung ke dokumen seperti riwayat pesanan sebelumnya dan “kontrak, faktur” dari layar yang sama, bukankah mereka jauh lebih produktif? ECM dapat digunakan secara mandiri dan dapat dihubungkan dengan sistem inti seperti ERP, CRM, dan SCM.
Dengan mengelola data pada satu platform, Anda dapat menghilangkan pekerjaan yang tidak produktif dalam menjelajahi database yang berbeda untuk dokumen terkait.
Studi kasus
Studi kasus Logistik
Mari kita bicara tentang cara mempercepat bisnis Anda.
*bidang wajib
