Alur Konsultasi
Sebagai penyedia perangkat multifungsi dan perlengkapan printer, Kyocera menggunakan pengetahuannya dalam memecahkan masalah dokumen kantor untuk mengusulkan solusi ECM yang optimal.
Saat ini, perusahaan sedang mempercepat penerapan sistem ini sebagai langkah melawan penyebaran virus corona baru. Apakah Anda memiliki sistem kerja jarak jauh yang cerdas? Alur kerja yang ada dan mekanisme berbagi informasi seringkali dibangun dengan alasan bahwa orang-orang yang terlibat ada di dalam perusahaan, dan mengubah lingkungan kerja menjadi jarak jauh sebenarnya dapat mengurangi produktivitas.
Bagaimana Anda memilih solusi ECM yang sesuai dengan bisnis Anda?
Ada berbagai ECM di luar sana, dan sebagian besar dilengkapi dengan fungsi yang diperlukan untuk manajemen dokumen seperti “manajemen alur kerja” dan “fungsi pencarian” sebagai standar.
Namun, ada sejumlah masalah kegunaan dan penyesuaian yang membuat pemilihan solusi ECM menjadi sulit.
Mengapa ada perbedaan seperti itu?
Itu karena setiap solusi ECM memiliki konsep yang berbeda. Tidak mengherankan jika alat yang dirancang untuk menerapkan tata kelola manajemen dokumen di puluhan ribu organisasi memiliki fungsi yang berbeda dari alat yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas bisnis kecil.
Jadi, solusi ECM apa yang menurut Anda cocok?
Untuk mengetahuinya, pertama-tama kita perlu mengidentifikasi tantangan bisnis perusahaan Anda.
Tantangan bisnis apa yang harus dipecahkan oleh perusahaan Anda?
“Alur kerja yang stagnan dan rumit, seperti persetujuan internal dan pemrosesan pembayaran”?
Apakah ini tentang “meningkatkan produktivitas bahkan saat bekerja dari jarak jauh”?
Hanya ketika Anda mengidentifikasi tantangan Anda dengan benar dan memilih produk yang tepat, solusi ECM benar-benar membuahkan hasil. Kyocera mengidentifikasi masalah bisnis dari lapangan dan mengusulkan solusi optimal melalui survei kegiatan bisnis saat ini.
Kami akan mendengarkan permintaan Anda seolah-olah menjahit pakaian yang dibuat khusus.
Wawancarai lingkungan TI Anda, kebijakan keamanan, dan lainnya untuk penerapan yang lancar. Berdasarkan permintaan perusahaan Anda, kami akan mengusulkan solusi yang paling sesuai.
- Di tempat atau di cloud
- Berapa banyak orang yang akan menggunakannya?
- Apa jenis masalah bisnis yang Anda miliki?
- Bisakah Anda terhubung dengan layanan yang Anda gunakan sekarang?
- Persyaratan keamanan apa yang diperlukan?
- Biaya awal dan operasional
1. Survei bisnis saat ini
Objektif:
Temukan tantangan pelanggan seputar manajemen dokumen
Keluaran Utama:
Laporan penelitian
Kunci sukses dalam peningkatan bisnis adalah memahami masalah dan penyebab sebenarnya dengan menilai situasi saat ini secara objektif.
Anda mungkin sudah mengetahui apa yang salah dan bagaimana cara memperbaikinya ketika Anda bertanya kepada perusahaan kami.
Namun, berdasarkan pengalaman panjang kami dalam memberikan solusi total untuk dokumen kantor, kami mengidentifikasi masalah yang tidak disadari oleh pelanggan kami.
Misalnya ‘ringisho’ yang terkenal sebagai dokumen internal. Digitalisasi mempermudah pencarian, penelusuran, dan berbagi daripada penyimpanan berbasis kertas, tetapi tanpa kertas saja tidak cukup.
Peningkatan lebih lanjut, seperti pengenalan pembayaran elektronik untuk mengubah alur kerja persetujuan, juga akan mengurangi waktu dan upaya yang terlibat dalam pembayaran. Konsultan khusus akan mengidentifikasi peningkatan operasional yang terkait dengan pengelolaan dokumen.
2. Proposisi
Objective: Propose specific methods and timelines for problem resolution
Main Output: Proposals
Berdasarkan hasil survei dan wawancara bisnis saat ini, kami mengusulkan rencana yang spesifik dan sangat layak untuk mengatasi kekhawatiran dan masalah pelanggan.
Selain rencana, kami juga akan memberi Anda perkiraan biaya dan jadwal kasar.
Untuk pelanggan yang ingin memulai dari yang kecil:
Untuk pelanggan yang ingin mendigitalkan alur kerja persetujuan di unit bisnis tertentu atau yang ingin bereksperimen dengan ECM di departemen internal, kami dapat menawarkan produk paket yang dapat diimplementasikan dari jumlah kecil.
Jajaran perusahaan kami menyertakan solusi yang membuat template alur kerja yang digunakan secara luas di banyak bisnis dan tersedia dengan sedikit penyesuaian.
Ideal untuk pelanggan yang menginginkan start minimum dan speed start.
Untuk Pelanggan Perusahaan:
Untuk pelanggan yang ingin “Kontrol yang lebih ketat atas dokumen bisnis resmi dan kontrol siklus hidup dokumen” atau “terhubung dengan sistem inti seperti SAP”, kami menawarkan solusi total yang mencakup dukungan untuk operasi operasional seperti layanan outsourcing proses bisnis (BPO) sebagai tambahan. untuk penyebaran sistem.
3.Definisi persyaratan/Desain detail
Objektif: Identifikasi tugas, dokumen, dan aturan yang akan dikelola oleh ECM dan rangkum persyaratan dan spesifikasi yang akan disistematisasikan.
Keluaran Utama: Definisi Persyaratan
Untuk Pelanggan Perusahaan:
Untuk pelanggan yang ingin “Kontrol yang lebih ketat atas dokumen bisnis resmi dan kontrol siklus hidup dokumen” atau “terhubung dengan sistem inti seperti SAP,” operasi operasional B22:E22 seperti layanan outsourcing proses bisnis (BPO) selain penerapan sistem.
Salah satu manfaat ECM adalah bahwa dokumen dapat diambil dengan mudah, tetapi mengumpulkan dan menyimpan dokumen internal saja tidak memberikan kemampuan pencarian yang tinggi.
Misalnya, Anda mungkin tidak dapat mencari “faktur” yang digunakan dalam akuntansi kecuali tanggal, nomor faktur, alamat penagihan, dan informasi lainnya didigitalkan. Departemen penjualan memiliki beragam dokumen, mulai dari data terstruktur seperti kontrak dan pesanan pembelian (dokumen berformat) hingga data tidak terstruktur seperti proposal dan risalah yang terkait dengan aktivitas penjualan (dokumen yang tidak memiliki format tetap dan dibuat secara bebas). Dalam beberapa kasus, mungkin ada permintaan untuk mengelola rekaman telepon per masalah.
Ada banyak aturan, prosedur, dan hal lain yang perlu Anda pikirkan sebelum Anda dapat menggunakan data Anda untuk bisnis Anda. Semakin besar proyek, semakin banyak departemen dan orang yang terlibat, dan semakin banyak dokumen dan format file yang perlu Anda kelola.
Poin-poin ini diringkas dari perspektif profesional dan desain terperinci dipromosikan.
4.Penerapan
Objektif: Menyebarkan dan mengatur untuk digunakan oleh karyawan
Keluaran Utama: dokumen desain rinci, catatan pengiriman
Berdasarkan definisi persyaratan dan desain terperinci, kami akan melanjutkan implementasi untuk membuat permintaan pelanggan menjadi kenyataan.
Pada tahap akhir implementasi, kami akan melakukan tes penerimaan terutama untuk pengguna yang benar-benar menggunakan sistem untuk memeriksa kegunaannya. Dengan demikian, kami bertujuan untuk memberikan produk yang benar-benar memuaskan pelanggan kami. Selain itu, jika ada perubahan dari definisi persyaratan, dokumen desain terperinci yang mencerminkan perubahan tersebut akan diserahkan sebagai kiriman.
5.Tindak lanjut / Dukungan operasional
Objektif: Bantu solusi ECM Anda terus memberikan hasil
Keluaran Utama: –
Setelah implementasi solusi, kami akan terus mendukung operasi sebagai mitra pelanggan dengan mengirimkan laporan peningkatan bisnis dan mengadakan pembekalan.
Kami akan memantau dan memverifikasi kemajuan perbaikan secara berkala, dan jika kami menemukan masalah baru, kami akan memberikan proposal perbaikan tambahan. Selain itu, jika Anda khawatir dengan kurangnya sumber daya operasional, kami akan menawarkan dukungan purna jual yang fleksibel seperti layanan BPO (Pengalihdayaan Proses Bisnis).
FAQ
- Saya tidak tahu harus mulai dari mana meskipun tanpa kertas adalah masalah yang mendesak. Bisakah anda memberi saya beberapa saran?
- Apakah mungkin untuk meningkatkan efisiensi operasional melalui ECM dalam budaya kertas di perusahaan kami?
- Dapatkah Anda memperkirakan seberapa efisien operasi perusahaan kita nantinya?
- ECM belum diimplementasikan. Bisakah saya meminta Anda untuk memvisualisasikan tugas?
Misi staf Kyocera Consulting adalah membantu Anda mengatasi tantangan dan mencapai hasil yang lebih baik dalam bisnis Anda. Jangan ragu untuk menghubungi kami mengenai pertanyaan dan masalah Anda.
Mari kita bicara tentang cara mempercepat bisnis Anda.
*bidang wajib
