Studi Kasus – Logistik
80% lebih sedikit waktu untuk mendigitalkan dokumen
Tingkatkan tingkat layanan dengan respons pelanggan yang cepat
CS logistik
CS logistics menyediakan layanan pengiriman yang mengkhususkan diri dalam pengangkutan makanan beku dan dingin. Memanfaatkan footwork ringan dari satu panggilan telepon jika ada permintaan mendesak lebih dari 30 pesanan per hari. Perusahaan telah menarik dukungan dari berbagai klien selama lebih dari 10 tahun berturut-turut dengan layanan tingkat tinggi seperti pengambilan di hari yang sama dan pengiriman di hari yang sama.
Ringkasan
Perusahaan terganggu oleh kerumitan dan kesalahan manusia karena secara manual mendigitalkan catatan pengiriman tersebut. Setelah berkonsultasi dengan alur kerja saat ini, dan menerapkan solusi ECM KYOCERA untuk menganalisis dokumen secara otomatis, sekarang dimungkinkan untuk secara signifikan mengurangi waktu kerja dan kesalahan manusia.
Latar Belakang: Memulai digitalisasi dokumen lima tahun lalu untuk kelancaran respon terhadap pertanyaan
Dalam industri kami, kami menggunakan dokumen yang disebut “Catatan Pengiriman” untuk memeriksa paket yang diterima oleh pelanggan. Ini termasuk nama barang yang akan dikirim, unit, jumlah, berat, dll. Pelanggan dapat memeriksa apa dalam kondisi apa dan berapa banyak barang yang disertakan dengan melihat dokumen ini. Ini seperti pernyataan pengiriman, dan merupakan dokumen penting yang digunakan tidak hanya untuk mengonfirmasi penerimaan tetapi juga untuk menjawab pertanyaan seperti memeriksa status pengiriman.
Ketika kami masih kecil, cukup dengan mengarsipkan salinan dokumen, tetapi seiring berkembangnya bisnis kami, manajemen kertas menjadi tidak nyaman. Misalnya, jika saya ingin mencari berdasarkan nomor slip ketika saya menanyakan tentang status pengiriman, saya harus memeriksa setiap dokumen yang diajukan secara visual. Kami memutuskan untuk mengelola data pemindaian nota pengiriman di server sejak 5 tahun yang lalu agar dapat menangani pelanggan dengan lancar.
Tantangan – Komputerisasi memberi tekanan pada operasi normal, dan salah ketik dapat menyebabkan dokumen hilang
Elektronikisasi catatan pengiriman memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan dan menekan operasi di lokasi. Meskipun Anda mengatakan itu digital, data pindaian hanyalah gambar, jadi Anda tidak dapat mencari atau mempersempit apa adanya. Jika Anda hanya menyimpannya di server tanpa pemrosesan apa pun, tidak ada bedanya dengan pengarsipan dengan kertas.
Oleh karena itu, untuk meningkatkan kemampuan pencarian, kami menggabungkan nomor slip dan tanggal dan menyimpannya sebagai nama file. Ini tidak terlalu sulit, tetapi sangat sederhana dan membosankan. Perwakilan penjualan sedang mengerjakan digitalisasi selama layanan pelanggan. Namun, jumlah permintaan pengiriman ke perusahaan kami dapat mencapai beberapa ratus pada hari tertentu, sehingga pekerjaan terlalu membebani operasi normal untuk diabaikan.
Yang membuatnya lebih buruk adalah kesalahan input yang disebabkan oleh kesalahan manusia. Anda tidak dapat menghindari kesalahan karena Anda mengetik nomor slip dengan mata Anda. Jika Anda menggunakan informasi yang salah sebagai kunci pencarian, Anda tentu tidak akan dapat menemukannya nanti. Dalam bisnis kami, kami sering menerima konfirmasi status pengiriman atau permintaan tindak lanjut dari pelanggan yang meninggalkan paket, tetapi jika kami tidak dapat menemukan dokumen pada saat itu, kami tidak dapat merespons dengan lancar. Tidak hanya itu, ada juga kemungkinan perusahaan kehilangan kepercayaan dengan kesan manajemen yang ceroboh. Itu adalah masalah yang sangat merepotkan bahkan jika saya bersusah payah untuk mendigitalkannya, file-file itu bisa hilang.
Solusi – Tidak ada input manual yang mengganggu. Pembacaan otomatis mengurangi kesalahan input secara dramatis.
The solution to our problem was Kyocera’s MFP and ECM solutions.
MFPs usually have scanning capabilities, but Kyocera’s is more than just a scanner. When you scan a document in a delivery note, KYOCERA ECM solution reads the slip number and date, and saves it as a file name in a designated folder. It’s all automatic and instantaneous. This freed us from the tedious task of manually entering slip numbers.
Sebanyak 50 jam dihabiskan untuk komputerisasi pada bulan-bulan ketika ada banyak permintaan pengiriman, dan kami telah berhasil mengurangi hal ini hingga 80%.
Dengan terbebas dari dokumen, bagian penjualan sekarang dapat fokus pada tugas-tugas inti, seperti saran pelanggan dan aktivitas pemasaran. Kami juga sangat senang untuk mengatakan bahwa kami telah meningkatkan kepuasan pelanggan kami lebih dari sebelumnya dengan merespons pelanggan lebih cepat
Masa Depan – Menjelajahi peningkatan bisnis lebih lanjut dengan Kyocera
Ini adalah pertama kalinya ECM diimplementasikan, dan saya terkejut bahwa kami dapat mengubah bisnis kami sejauh ini dengan bekerja sama dengan MFP yang kami kenal. Faktanya, ketika Kyocera pertama kali mengusulkannya, ada keraguan di dalam perusahaan tentang apakah itu benar-benar menghemat waktu. Meskipun membaca karakter secara otomatis, jika keakuratannya rendah, Anda harus memeriksa dan memasukkannya kembali dengan susah payah dan itu tidak akan menyelesaikan masalah. Namun, kekhawatiran itu tidak berdasar. MFP Kyocera sangat kuat bahkan dokumen yang difaks dapat dipindai dengan bersih sehingga dapat dibaca dengan benar hampir tanpa kesalahan pengenalan. Saya berterima kasih kepada perusahaan kami atas respons fleksibel mereka, seperti menyadari kekhawatiran mereka dan mengulangi tes membaca berkali-kali.
Selain nota pengiriman, ada juga berbagai dokumen bisnis seperti faktur dan kutipan, dan saya rasa masih ada tanda-tanda perbaikan. Kami akan terus bekerja dengan mitra kami Kyocera untuk lebih meningkatkan operasi kami.
1
Karena komputerisasi nota pengiriman dengan tangan, banyak terjadi kesalahan dalam memasukkan nomor slip. Jika informasi kunci untuk pencarian didaftarkan secara tidak sengaja, Anda tidak dapat menemukannya meskipun Anda mencarinya nanti. Saya membuang-buang waktu mencari dokumen yang hilang.
1
Memperkenalkan sistem yang secara otomatis membaca konten dokumen dan mengubahnya menjadi data. Proses pengenalan otomatis yang akurat menghilangkan kesalahan ketik. Kini setelah dokumen didigitalkan dengan informasi yang benar, tidak ada lagi waktu yang terbuang untuk mencarinya.
2
Jika catatan pengiriman tidak dapat ditemukan karena kesalahan entri nomor slip, kami tidak dapat menanggapi pertanyaan pelanggan dengan lancar. Ada juga risiko bahwa perusahaan akan kehilangan kredibilitasnya dengan kesan bahwa manajemennya ceroboh.
2
Berhasil mendigitalkan catatan pengiriman memungkinkan penemuan dokumen lama dengan cepat dan interaksi pelanggan yang lancar. Kami berhasil meningkatkan kepuasan pelanggan lebih dari sebelumnya.
3
Butuh banyak jam kerja untuk pekerjaan komputerisasi dan memberi tekanan pada pekerjaan perwakilan penjualan. Kami tidak dapat melakukan aktivitas seperti proposal pelanggan, yang merupakan bisnis awal kami, secara memadai.
3
Kami berhasil mengurangi waktu yang diperlukan untuk komputerisasi hingga 80%. Penjualan sekarang dapat fokus pada lebih banyak operasi inti seperti proposal pelanggan dan aktivitas pemasaran.
Let’s talk about the way to accelerate your business.
*mandatory fields
